Benutzerhandbuch

Vollständige Anleitung für Anbieter auf Kursator — von der Einrichtung bis zur täglichen Verwaltung.

1. Dashboard

Das Dashboard ist Ihre Schaltzentrale. Es erscheint direkt nach dem Login und gibt Ihnen sofort einen Überblick über alle wichtigen Kennzahlen.

Kennzahlen-Kacheln

Kachel	Bedeutung
Aktive Kurse	Kurse im Status "Aktiv", darunter die Anzahl Ihrer Entwürfe
Anstehende Termine	Termine in der Zukunft (ab heute)
Buchungen gesamt	Alle eingegangenen Buchungen, davon bestätigt
Umsatz	Gesamtumsatz aller bezahlten Buchungen inkl. Teilnehmerzahl

Aktuelle Buchungen

Die Tabelle zeigt die 5 neuesten Buchungen mit Buchungsnummer, Kunde, Teilnehmerzahl, Betrag, Status und Eingangsdatum. Klicken Sie auf eine Buchungsnummer, um zur Detailansicht zu gelangen.

Schnellzugriff

2. Kurse anlegen und verwalten

Ein Kurs beschreibt, was Sie anbieten — also das Kurskonzept. Die konkreten Termine werden separat unter "Termine" angelegt. Ein Kurs kann beliebig viele Termine haben.

Neuen Kurs erstellen

Navigieren Sie zu Kurse → Neuer Kurs oder klicken Sie im Dashboard auf "Neuen Kurs anlegen".

Pflichtfelder und optionale Felder

Feld	Beschreibung	Pflicht
Kursname	Titel, wie er Kunden angezeigt wird	Ja
URL-Slug	Wird automatisch generiert, kann manuell angepasst werden (nur Kleinbuchstaben und Bindestriche)	Nein
Kurscode	Interne Referenznummer, z.B. "AQ-101"	Nein
Beschreibung	Ausführliche Kursbeschreibung für Kunden	Empfohlen
Lernziele	Was Teilnehmer lernen (ein Punkt pro Zeile)	Nein
Voraussetzungen	Benötigte Vorkenntnisse oder mitzubringendes Material	Nein
Schwierigkeitsgrad	Einsteiger / Fortgeschrittene / Experten	Nein
Dauer (Minuten)	Wird bei Terminen automatisch zur Berechnung der Endzeit verwendet	Nein
Min./Max. Teilnehmer	Standardwerte, können pro Termin überschrieben werden	Nein
Altersbereich	Mindest- und Höchstalter (optional)	Nein
Material inbegriffen	Checkbox: Ist Material im Preis enthalten?	Nein
Materialliste	Benötigte oder enthaltene Materialien (ein Punkt pro Zeile)	Nein
Kursbild	Bild hochladen (JPG/PNG, max. 5 MB). Wird auf der Kursseite und im Widget angezeigt.	Empfohlen
Alt-Text	Bildbeschreibung für Suchmaschinen und Barrierefreiheit. Kann per KI automatisch generiert werden.	Nein
Video-URL	Link zu einem YouTube- oder Vimeo-Vorstellungsvideo	Nein

Status und Sichtbarkeit

Status	Bedeutung
Entwurf	Kurs ist nicht öffentlich sichtbar, kann bearbeitet werden
Aktiv	Kurs ist auf Kursator sichtbar und buchbar (sobald Termine existieren)
Archiviert	Kurs ist nicht mehr buchbar, bleibt aber für Statistiken erhalten

Die Option Featured hebt den Kurs hervor und kann für besondere Angebote genutzt werden.

Kurse verwalten

Unter Kurse sehen Sie alle Ihre Kurse mit Filter (Alle / Aktiv / Entwurf / Archiviert) und Suchfunktion. Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) können Sie einen Kurs bearbeiten, duplizieren (erstellt eine Kopie zum Anpassen) oder löschen.

3. Veranstaltungsorte

Legen Sie unter Orte → Neuer Ort Ihre Veranstaltungsorte an. Orte werden bei Terminen ausgewählt und auf der Kursseite sowie im Widget angezeigt.

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung des Ortes, z.B. "Atelier Mitte" oder "Online"
Straße, PLZ, Stadt	Vollständige Adresse für physische Veranstaltungsorte
Online	Checkbox: Markiert den Ort als Online-Veranstaltung (kein Adressfeld erforderlich)
Google Maps Link	Optionaler Link zur Karte, wird als "Route planen"-Button angezeigt
Beschreibung	Wegbeschreibung, Parkplatzsituation, ÖPNV-Anbindung etc.

Angelegte Orte stehen sofort bei allen neuen und bestehenden Terminen zur Auswahl.

4. Termine planen

Ein Termin ist eine konkrete Kursveranstaltung mit Datum, Uhrzeit, Preis und Ort. Gehen Sie zu Termine → Neuer Termin.

Grundeinstellungen

Feld	Beschreibung
Kurs	Auswahl aus Ihren aktiven Kursen
Startdatum/-zeit	Beginn des Termins
Enddatum/-zeit	Wird automatisch aus Kursdauer berechnet, kann überschrieben werden
Ort	Auswahl aus Ihren angelegten Orten
Max. Teilnehmer	Überschreibt den Kurs-Standardwert für diesen Termin
Kursleiter	Name, E-Mail und Telefon. Bei „Ohne Anmeldung“ werden E-Mail/Telefon dem Teilnehmer als Ansprechpartner angezeigt.
Buchungsschluss	Stunden vor Kursbeginn, bis zu denen gebucht werden kann. Danach ist der Termin nicht mehr buchbar. Standard in den Einstellungen hinterlegbar.
Stornofrist	Stunden vor Kursbeginn, bis zu denen Kunden kostenlos stornieren können. Standard in den Einstellungen hinterlegbar.
Status	Geplant / Bestätigt (beide buchbar), Abgesagt, Abgeschlossen

Buchungsschluss und Stornofrist erscheinen dem Teilnehmer auf der Kursseite („Buchbar bis …“, „Kostenlose Stornierung bis …“).

Mehrere Termine auf einmal anlegen

Im Formular Neuer Termin finden Sie den Abschnitt „Weitere Termine“. Mit „+ Termin hinzufügen“ legen Sie beliebig viele Termine desselben Kurses gleichzeitig an — mit denselben Einstellungen (Ort, Kursleiter, Preise, Regeln). Nur Datum und Uhrzeit geben Sie je Termin an.

Ausgebucht

Sind alle Plätze belegt, wird der Termin öffentlich als „Ausgebucht“ (rot) angezeigt und kann nicht mehr gebucht werden.

Preisoptionen (Angebote)

Pro Termin können Sie mehrere Preisoptionen anlegen — z.B. Frühbucherpreis, Normalpreis, ermäßigter Preis:

Teilnehmerliste

Über Teilnehmer im Termin-Dropdown-Menü können Sie alle gebuchten Personen mit Kontaktdaten als Übersicht oder CSV-Export abrufen.

Vor-Ort-Buchung (Buchung im Laden)

Auf der Teilnehmerseite können Sie über „Vor-Ort-Buchung hinzufügen“ eine Buchung von Hand eintragen — für Kunden, die direkt vor Ort buchen. Die freien Plätze werden korrekt reduziert und der Teilnehmer erscheint in der Liste. Es wird dabei keine E-Mail versendet. Optional lässt sich die Buchung gleich als „bereits bezahlt“ markieren.

5. Buchungen verwalten

Neue Buchungen erscheinen unter Buchungen. Sie erhalten zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung (wenn in den Einstellungen aktiviert).

Status-Workflow

Jeder Status kann auch in "Storniert" wechseln.

Status	Bedeutung	Nächste Aktion
Ausstehend	Buchung eingegangen, noch nicht bearbeitet	Bestätigen oder Ablehnen
Bestätigt	Sie haben die Buchung angenommen	Zahlung entgegennehmen, dann "Bezahlt markieren"
Bezahlt	Zahlung ist eingegangen	Kurs durchführen, danach ggf. "Abgeschlossen"
Abgeschlossen	Kurs wurde durchgeführt	—
Storniert	Buchung wurde storniert (von Ihnen oder dem Kunden)	Ggf. Rückerstattung manuell veranlassen

Aktionen in der Buchungsdetailansicht

Interne Notizen

In der Buchungsdetailansicht können Sie interne Notizen hinzufügen (z.B. besondere Kundenwünsche, Zahlungsvermerke). Diese sind nur für Sie sichtbar und erscheinen nicht in Kunden-E-Mails.

Buchungen exportieren

Klicken Sie in der Buchungsübersicht auf Exportieren, um alle gefilterten Buchungen als CSV-Datei herunterzuladen. Die Datei enthält Buchungsnummer, Kundendaten, Kurs, Termin, Betrag, Status und Teilnehmerliste — kompatibel mit Excel und Google Sheets.

6. Zahlungsarten

Unter Einstellungen → Zahlungsarten legen Sie fest, wie Kunden bezahlen können. Die gewählte Zahlungsart wird dem Kunden bei der Buchung und in der Bestätigungs-E-Mail angezeigt.

Verfügbare Zahlungsarten

Zahlungsart	Ablauf
Vorkasse per Überweisung	Der Kunde überweist den Gesamtbetrag vor dem Kurs. Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber etc.) wird dem Kunden angezeigt. Als Verwendungszweck wird die Buchungsnummer angegeben.
Zahlung vor Ort	Der Kunde zahlt den Betrag direkt am Veranstaltungsort (bar oder Karte). Es werden keine Bankdaten benötigt.
Anzahlung	Der Kunde überweist vorab einen prozentualen Anteil des Gesamtbetrags. Den Rest begleicht er vor Ort. Erfordert Bankverbindung und Anzahlungsprozentsatz.

Sie können mehrere Zahlungsarten gleichzeitig aktivieren — der Kunde wählt dann beim Buchen seine bevorzugte Methode aus.

Bankverbindung hinterlegen

Wenn Sie "Vorkasse" oder "Anzahlung" aktivieren, erscheint ein Textfeld für Ihre Bankverbindung. Tragen Sie dort alle relevanten Informationen ein, z.B.:

Kontoinhaber: Muster GmbH
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: MUSTDEBBXXX
Bank: Musterbank

Anzahlungsprozentsatz

Beim Aktivieren der Anzahlung geben Sie einen Prozentsatz zwischen 1 und 99 ein. Der Anzahlungsbetrag wird automatisch aus dem Buchungsgesamtbetrag berechnet und dem Kunden mitgeteilt.

7. E-Mails & Benachrichtigungen

Kursator versendet E-Mails automatisch bei bestimmten Ereignissen. Zusätzlich können Sie Erinnerungen manuell auslösen.

Automatische E-Mails

E-Mail	Auslöser	Empfänger
Buchungseingang	Neue Buchung	Sie (Anbieter) — abschaltbar in den Einstellungen
Eingangsbestätigung	Neue Buchung	Kunde — abschaltbar in den Einstellungen
Buchungsbestätigung	Sie klicken „Bestätigen“ oder „Bestätigung erneut senden“	Kunde
Stornierungsbestätigung	Buchung wird storniert	Kunde

Hinweis: „Als bezahlt markieren“ verschickt keine E-Mail.

Zum Kalender hinzufügen

In der Bestätigungsmail und auf der Bestätigungsseite finden Kunden einen Link „Zum Kalender hinzufügen“ (.ics für Apple, Google, Outlook). Auf der Bestätigungsseite gibt es zusätzlich einen QR-Code, den Kunden mit dem Handy scannen können, um den Termin direkt aufs Smartphone zu übernehmen.

Erinnerungs-E-Mails manuell senden

Über den Button "Erinnerungs-E-Mails senden" im Dashboard können Sie alle Kunden benachrichtigen, deren Kurs in den nächsten 2 Tagen beginnt. Der rote Badge zeigt die Anzahl ausstehender Erinnerungen.

Jede Erinnerung wird nur einmalig versendet — bereits erinnerte Kunden erhalten keine zweite E-Mail.

Buchungsbestätigungstext anpassen

Unter Einstellungen → Buchungsbestätigung können Sie einen individuellen Text definieren, der in jeder Bestätigungs-E-Mail an Kunden erscheint. Verwenden Sie folgende Platzhalter:

{name} {vollname} {kursname} {termin} {ort} {buchungsnummer} {teilnehmer}

Beispiel:

Hallo {name},

wir freuen uns, Sie bei {kursname} begrüßen zu dürfen.
Bitte bringen Sie bequeme Kleidung mit.

Ihre Buchungsnummer: {buchungsnummer}

Anhang hinzufügen

Sie können unter Einstellungen → Buchungsbestätigung eine PDF-Datei hochladen (max. 5 MB), die jeder Bestätigungs-E-Mail automatisch beigefügt wird — z.B. eine Teilnahmeinfo oder Wegbeschreibung.

8. Widget & Einbettung

Das Buchungs-Widget ermöglicht Kunden, direkt auf Ihrer Website Kurse zu entdecken und zu buchen — ohne Kursator zu öffnen.

Einbettungscode generieren

Minimaler Code

<div data-kursator="IHR_API_KEY"></div>
<script src="https://kursator.de/api/v1/embed.js"></script>

Ersetzen Sie IHR_API_KEY durch den API-Schlüssel aus Ihren Einstellungen.

Ansichten

Ansicht	Beschreibung	Attribut
Liste	Kurskarten in einer scrollbaren Liste (Standard)	data-view="list"
Kalender	Monatskalender mit Kurs-Terminen	data-view="calendar"
Karte	Interaktive Karte mit Veranstaltungsorten	data-view="map"

9. Statistiken & Export

Unter Statistiken erhalten Sie detaillierte Auswertungen Ihrer Buchungsaktivität.

Verfügbare Auswertungen

Zeitraum filtern

Wählen Sie den gewünschten Zeitraum über die Filter-Buttons (Letzte 7 Tage, 30 Tage, 3 Monate, 12 Monate oder benutzerdefiniert).

Daten exportieren

Buchungen können aus der Buchungsübersicht als CSV-Datei exportiert werden. Wenden Sie zuerst die gewünschten Filter an (Status, Zeitraum), dann klicken Sie auf "Exportieren".

10. Einstellungen

Alle Einstellungen finden Sie unter Einstellungen im Admin-Bereich, aufgeteilt auf mehrere Tabs.

Tab: Allgemein

Feld	Beschreibung
Anbietername	Ihr öffentlich sichtbarer Unternehmensname
Beschreibung	Kurze Beschreibung Ihres Angebots (wird auf der Anbieterseite angezeigt)
Website	URL Ihrer Website
Telefon	Kontakttelefonnummer (öffentlich sichtbar)
Logo	Ihr Unternehmenslogo (JPG/PNG, max. 2 MB, wird auf max. 300×100 px skaliert)
Benachrichtigungen	„E-Mail bei neuer Buchung“ (an Sie) und „Eingangsbestätigung an Kunden senden“ (automatische E-Mail an den Kunden beim Buchen) — beide einzeln abschaltbar
Buchungsregeln (Standard)	Standard-Buchungsschluss und -Stornofrist (Stunden vor Kursbeginn), die bei neuen Terminen vorgeschlagen werden

Tab: Buchungsbestätigung

Feld	Beschreibung
Bestätigungstext	Individueller Text für Bestätigungs-E-Mails (Platzhalter unterstützt, siehe Kapitel 7)
PDF-Anhang	PDF-Datei, die jeder Bestätigungs-E-Mail beigefügt wird (max. 5 MB)
E-Mail-Benachrichtigung	Aktivieren, um bei jeder neuen Buchung eine E-Mail zu erhalten

Tab: Zahlungsarten

Aktivieren Sie eine oder mehrere Zahlungsarten und tragen Sie ggf. Ihre Bankverbindung ein. Details: Kapitel 6.

Tab: API

Hier finden Sie Ihren API-Schlüssel, den Sie für die Widget-Einbettung benötigen. Mit dem Button "Schlüssel erneuern" können Sie bei Bedarf einen neuen Schlüssel generieren — der alte wird sofort ungültig, daher müssen Sie den Einbettungscode auf Ihrer Website aktualisieren.

Passwort vergessen / zurücksetzen

Auf der Anmeldeseite finden Sie den Link „Passwort vergessen?“. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein — Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort setzen können (24 Stunden gültig).

11. Häufige Fragen

Kann ich Preise direkt am Kurs festlegen?

Nein — Preise werden pro Termin in Form von Angeboten (Preisoptionen) definiert. Dadurch können Sie für verschiedene Termine unterschiedliche Preise anbieten, z.B. Wochenendzuschläge oder Frühbucherrabatte.

Wie viele Kurse und Termine kann ich anlegen?

Es gibt keine Begrenzung der Kurs- oder Terminanzahl.

Kann der Kunde selbst stornieren?

Ja. Kunden können über ihren Kursator-Account unter "Meine Buchungen → Details" eine Stornierung beantragen, solange der Termin noch nicht stattgefunden hat und die Buchung nicht bereits storniert oder abgeschlossen ist. Sie werden darüber nicht gesondert benachrichtigt, sehen die Statusänderung aber in der Buchungsübersicht.

Was passiert, wenn ich eine E-Mail-Adresse ändere?

Ändern Sie Ihre Anbieter-E-Mail-Adresse in den Einstellungen unter "Allgemein". Buchungsbenachrichtigungen werden ab sofort an die neue Adresse gesendet.

Können mehrere Personen den Admin-Bereich nutzen?

Aktuell gibt es pro Anbieter einen Login-Zugang. Für geteilten Zugriff empfehlen wir das Teilen der Login-Daten innerhalb Ihres Teams — eine Mehrbenutzer-Funktion ist in Planung.

Wie funktioniert der Buchungsschluss?

Legen Sie beim Termin einen „Buchungsschluss“ in Stunden vor Kursbeginn fest (z.B. 24). Ab diesem Zeitpunkt ist der Termin nicht mehr buchbar — auch wenn noch Plätze frei sind. Sinnvoll z.B. für Kurse, bei denen Sie vorab Material bestellen müssen. Einen Standardwert für alle neuen Termine hinterlegen Sie unter Einstellungen → Buchungsregeln. Buchungsschluss und Stornofrist werden dem Teilnehmer auf der Kursseite angezeigt.

Kann ich mehrere Termine gleichzeitig anlegen?

Ja. Im Formular „Neuer Termin“ nutzen Sie den Abschnitt „Weitere Termine“ und fügen mit „+ Termin hinzufügen“ beliebig viele Datums-/Uhrzeit-Zeilen hinzu. Alle Termine werden mit denselben Einstellungen und Preisen angelegt.

Ein Kunde hat im Laden gebucht — wie trage ich das ein?

Öffnen Sie den Termin → „Teilnehmer“ und nutzen Sie „Vor-Ort-Buchung hinzufügen“. Die freien Plätze werden reduziert, der Teilnehmer erscheint in der Liste, und es wird keine E-Mail versendet.

Was ist der Unterschied zwischen "Abgeschlossen" und "Archiviert"?

"Abgeschlossen" ist ein Buchungsstatus und bedeutet, dass ein konkretes Buchungsverhältnis beendet ist. "Archiviert" ist ein Kursstatus und bedeutet, dass ein Kurs dauerhaft aus dem Angebot genommen wurde, aber für Statistiken erhalten bleibt.

Wie hebe ich einen Kurs auf Kursator hervor?

Setzen Sie im Kurs-Formular die Checkbox Featured. Featured-Kurse können über Filter im Widget bevorzugt angezeigt werden.

Wo finde ich den API-Schlüssel?

Unter Einstellungen → API. Der Schlüssel wird für die Widget-Einbettung benötigt.

Ich habe eine weitere Frage.

Schreiben Sie uns an support@kursator.de — wir helfen Ihnen gerne weiter.